당신의 캘린더에 나쁜 사과를 발견할 방법이 몇 가지 있다.

• 15명 이상 참석자: 제프 베조스의 유명한 말 중 하나로 가장 생산적인 회의에 피자 두 판을 제공할 수 있다는 말이 있다. 회의에 15명 이상 참석한다면, 그 회의는 다루기 어렵고 비생산적일 수 있다.
• 아젠다가 없다: 의제가 없다는 것은 명확한 목적이나 결과물이 없다와 같다. 어떤 대가를 치르더라도 이것을 피해라. 회의를 이끌어야 한다면 안건이 있는지 확인해라!
• 제목에 "Sync"가 있는 회의: 그룹과 함께 페이스타임을 표시하기 위해 캘린더에 종종 기록한다. 이 페이스타임의 가치와 당신과 당신 팀을 위한 회의 비용과 비교해보라.
• 1대1: 1:1 미팅은 불 붙일 수 있지만 대부분의 팀원은 매주 혹은 격주 싱크가 필요하지 않다. 경험한 바로는 1) 관리자와 싱크, 2) 직속 직원과의 싱크만 할 때 잘 작동된다. 다른 사람들과는 빈도를 낮추거나(월별, 분기별) 하지 않는다.

이제 세 가지 전술을 알아보자.

줄인다

당신은 초대된 모든 회의에 참석할 필요가 없다.

여기에 줄이기 위한 템플릿이 몇 가지 있다.

• 낮은 신호의 회의에 초대 받았다: "안녕하세요 Maya, 제가 이 회의에 필요한가요?"
• 1:1 미팅을 요청 받았다: "Tim, 문의해주셔서 감사합니다. 다만 회의 시간을 줄이려고 해서요. 채팅으로 언제든 질문해주세요."
• 대규모 싱크에서 벗어나기: "안녕하세요, 앞으로 Sync X에 참석하기 어렵습니다. 제가 나중에 회의록을 검토하겠습니다."
• 정기 회의를 임시 회의로 전환하기: "안녕하세요, Jane. 우리 X에서 정기 회의를 취소하는 대신, 긴급한 문제가 생기면 그때 회의를 여는 건 어때요? 제가 Y 우선순위를 정할 시간이 필요해서요."

위임한다

만약 당신이 너무 많은 회의를 이끌고 있다면 위임해라. 팀원에게 회의를 리딩할 수 있는지 물어봐라. 이는 자신의 시간을 확보하면서 팀원에게 리더십 기술을 개발하는 기회를 제공한다.